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Ciclo de compras

El ciclo general de compras públicas: gestión integral, eficiente y transparente

Para garantizar la probidad y la correcta administración de los recursos del Estado, el ciclo se estructura en cuatro etapas: Planificación, Ejecución, Evaluación y Mejoramiento Continuo. Administrar correctamente cada fase es esencial para evitar observaciones legales y optimizar el presupuesto institucional.

Etapa 1
Planificación
Plan Anual de Compras
Etapa 2
Ejecución
Operación transaccional
Etapa 3
Evaluación
Control y transparencia
Etapa 4
Mejoramiento
Evolución institucional
El mejoramiento retroalimenta la planificación cada año
Etapa 1 de 4

Etapa 1: Planificación del Plan Anual de Compras (el punto de partida)

La planificación es la base de una gestión pública ordenada. En esta fase inicial, la institución debe establecer sus objetivos de compra.

  • Analizar la disponibilidad de recursos anuales para establecer la mejor forma de compra y reducir costos adicionales.
  • Establecer una política de inventario.
  • Planificar todas las compras del año y realizar una programación estructurada de éstas.
  • Establecer protocolos o instructivos internos para estandarizar el procedimiento de compras y la gestión de contratos y proveedores.
Instrumentos clave
  • Levantamiento y generación del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PAC).
  • Modificaciones del Plan de Compras.
  • Protocolos e instructivos debidamente formalizados.
  • Difusión institucional de las directrices de compra.
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Etapa 2: Ejecución de las compras (operación transaccional)

Corresponde a la realización material de las compras, siguiendo estrictamente la normativa vigente, el manual institucional y los protocolos establecidos. Comienza con la definición del requerimiento y la selección del mecanismo de compra más adecuado (Convenio Marco, Compra Ágil, Licitación Pública o Trato Directo).

Instrumentos clave
  • Generación de la Solicitud de Compras y verificación de la Disponibilidad Presupuestaria, con emisión automática del certificado.
  • Determinación del Mecanismo de Compra.
  • Elaboración de Términos de Referencia, Documentos Técnicos, Bases Administrativas y Bases Técnicas.
  • Emisión de Resoluciones y acompañamiento en la ejecución del proceso en www.mercadopublico.cl.
  • Proceso de adjudicación de la compra.
  • Emisión de la Orden de Compra y formalización de Contratos.
  • Gestión de Garantías y su respectiva custodia de valores.
  • Firma de la Recepción Conforme de bienes o servicios.
  • Generación de la Solicitud de Pago, materialización de los pagos y registro en la Ejecución Presupuestaria.
Etapa 3 de 4

Etapa 3: Evaluación (control y transparencia)

Consiste en la implementación de mecanismos de control dentro de la gestión, los procesos y los instructivos. Su objetivo es mejorar la eficiencia de la institución, reducir costos operativos y garantizar la probidad y transparencia en las compras públicas.

Instrumentos clave
  • Plan de Auditoría Interna: auditorías preventivas, correctivas y de seguimiento.
  • Informes de seguimiento de los hallazgos levantados.
  • Revisión de auditorías de entidades externas, como la Contraloría General de la República (CGR) o el CAIGG, y sus informes de seguimiento.
  • Aplicación de los procedimientos de Transparencia y Probidad.
  • Evaluación formal del comportamiento y cumplimiento de los proveedores.
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Etapa 4: Mejoramiento continuo (evolución institucional)

El ciclo no termina con la evaluación: debe retroalimentar a la institución. Con la información recopilada en la etapa de evaluación y a través de talleres internos, se establece anualmente un plan de mejoramiento que busca mejorar, ajustar y rediseñar las políticas, procedimientos y planes vigentes.

Instrumentos clave
  • Plan de Mejoramiento Continuo.
  • Informe de implementación de los mejoramientos proyectados.
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